A Secretária de Administração é responsável pela gestão eficiente dos recursos públicos, implementando políticas e práticas administrativas para otimizar processos, controlar despesas e melhorar os serviços prestados à comunidade.

• Formação superior em Administração, Secretariado Executivo, Relações Internacionais ou áreas correlacionadas;
• Mínimo de 10 a 15 anos de experiência como secretária executiva, preferencialmente em grandes empresas;
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, capacidade de gestão do tempo, atenção aos detalhes e habilidades organizacionais excepcionais;
• Proficiência em ferramentas de escritório, como Microsoft Office;
• Conhecimentos de informática na ótica do utilizador;
• Conhecimento de sistemas de gestão de informação (SAP e outros);
• Conhecimentos de sistemas de gestão documental (Phindu);
• Normas e procedimentos internos;
• Fluência em português e inglês (fluência em outros idiomas é um diferencial.

• Assessorar o Conselho de Administração em matérias de especialidade, propondo a evolução da estrutura do gabinete, tendo em vista a sua racionalização face às novas tecnologias, métodos e processos, bem como realizando actividades técnicas de acordo com as atribuições e o plano de actividades do gabinete de secretariado;
• Assegurar a elaboração e o cumprimento dos orçamentos e planos de actividade do Gabinete do secretariado por meio do acompanhamento do grau de realização do plano e desvios orçamentais, identificando as causas e propondo as acções correctivas;
• Promover a racionalização dos custos e utilização dos recursos materiais e humanos do Gabinete secretariado, através do provisionamento adequado, controlo e acompanhamento de despesas e gestão eficiente das equipas subordinadas, de forma a diligenciar pelo bom uso e conservação dos meios disponibilizados;
• Coordenar e gerenciar a agenda do Conselho de Administração, por via do agendamento de reuniões, compromissos e eventos importantes;
• Priorizar e ajustar a programação conforme necessário, garantindo a eficiência e eficácia do tempo do Conselho de Administração;
• Preparar materiais e documentos necessários para reuniões do conselho, comitês e outras reuniões executivas;
• Coordenar a logística das reuniões, incluindo reserva de salas, equipamentos e suporte técnico;
• Redigir, revisar e distribuir atas de reuniões e seguimentos das ações decididas;
• Actuar como ponto de contato principal entre o Conselho de Administração e outros executivos, funcionários e stakeholders externos;
• Redigir, revisar e enviar correspondências, relatórios e comunicações oficiais em nome do Conselho de Administração;
• Gerenciar e filtrar e-mails e chamadas telefônicas direcionadas ao PCA, respondendo ou encaminhando conforme apropriado;
• Planejar e organizar itinerários de viagens nacionais e internacionais, incluindo voos, hospedagem, transporte e outros requisitos logísticos;
• Preparar e fornecer briefings detalhados e itinerários de viagem para o PCA e os outros membros do Conselho de Administração;
• Manter arquivos organizados e confidenciais, gerenciando documentos importantes e garantindo fácil acesso a informações críticas;
• Preparar e revisar documentos confidenciais e apresentações para reuniões e eventos estratégicos;
• Assistir o PCA e os membros do Conselho de Administração em projectos especiais, pesquisas e iniciativas estratégicas, fornecendo suporte administrativo e logístico  conforme necessário;
• Coordenar com outros departamentos para garantir a execução eficiente de projectos e tarefas designadas pelo PCA;
• Supervisionar e coordenar atividades de suporte administrativo para garantir que todas as tarefas relacionadas sejam realizadas de forma eficiente;
• Treinar e orientar outros membros da equipe administrativa conforme necessário.